Knowledge Management

Manajemen Pengetahuan atau Knowledge Management (KM) dimaksudkan untuk mewakili pendekatan terencana dan sistematis untuk menjamin penggunaan penuh dasar pengetahuan organisasi, ditambah keahlian, kompetensi, pemikiran, inovasi, dan ide individual potensial untuk menciptakan organisasi yang lebih efisien dan efektif

KM merupakan bidang ilmu multidisiplin yang mencakup banyak hal

Dari perspektif proses/teknologi:

KM adalah sebuah konsep dimana informasi diubah menjadi pengetahuan dan tersedia dalam bentuk yang dapat digunakan bagi orang yang membutuhkan

KM System adalah penyimpanan virtual terhadap informasi relevan yang kritis untuk tugas-tugas harian pada organisasi

KM adalah pendekatan sistematis untuk mengelola penggunaan informasi untuk meyediakan aliran pengetahuan yang memungkinkan pengambilan keputusan yang efisien dan efektif

*** MP adalah sebuah disiplin manajemen yg memperilakukan modal intelektual sebagai sebuah aset yg dpt dikelola.

-mp adl peningkatan informasi dan pengetahuan organisasi secara sisttemmatis u/ meningkatkan efektivitas perusahaan.dgn didukung o/ sdm yg berkualitas(knowlage,idea,experiente,skill)seta teknologi yg tepat guna ditambah dgn budaya(kulture) yg baik,maka peningkatan produktivitas dan kemampuan(kompeten) akan tercapai sehingga tercipta perusahaan yg baik yg dpt memenangkan persaingan bisnis.

*** Knowledge Management (KM) adalah sebuah konsep yang relatif baru yang bergerak di atas infrastruktur teknologi informasi (Internet & Intranet) yang ada. Sangat berbeda dengan dengan konsep e-commerce yang hari-hari ini sedang booming dan banyak di minati oleh orang banyak. E-commerce seperti kita rasanya sebetulnya hanyalah membuat effisien proses perdagangan yang sudah ada supaya lebih cepat dan dapat di akses dengan mudah dari segala penjuru dunia.

*** Berbeda dengan konsep-konsep effisiensi prosedur, knowledge management di fokuskan untuk menjadi seseorang / sebuah institusi agar menang dalam kompetisinya karena memiliki pengetahuan yang lebih baik daripada kompetitor-nya. Isu utama di knowledge management adalah competitiveness. Competitiveness tersebut di peroleh dengan cara mengelola pengetahuan yang kita miliki dengan baik dan effisien.

Dengan pemahaman pengetahuan seperti itu, maka manajemen pengetahuan dapat didefinisikan sebagai berikut : “proses menterjemahkan pelajaran yang dipelajari, yang ada dalam diri/pikiran seseorang menjadi informasi yang dapat digunakan setiap orang”. Dalam konteks ini profesional SDM memandang manajemen pengetahuan sebagai menjamin penngetahuan yang diperoleh dikembangkan bersama dengan orang lain dalam organisasi. Dengan demikian, pengetahuan yang dimiliki organisasi secara penuh tersedia melalui penyediaan lingkungan yang tepat, budaya, struktur dan proses guna memotivasi dan mendorong sharing pengetahuan pada setiap tingkat dalam organisasi. Jadi thema utama dari manajemen pengetahuan adalah sebagai berikut :

* Pembelajaran

* Pengembangan/sharing

* Penempatan orang di tempat yang tepat dan waktu yang tepat

* Pembuatan keputusan yang efektif

* Kreativitas

* Membuat pekerjaan jadi lebih mudah

* Mendorong tumbuhnya bisnis baru dan nilai bisnis

Adapun tahapan perkembangan manajemen pengetahuan dalam organisasi adalah sebagai berikut :

* Knowledge-chaotic (tak sadar konsep, tak ada proses informasi, dan tak ada sharing informasi).

* Knowledge-aware (sadar akan kebutuhan manajemen pengetahuan, adabeberapa proses manajemen pengetahuan, ada teknologi, ada isu tentang sharing informasi).

* Knowledge-enabled (memanfaatkan manajemen pengetahuan, mengadopsi standar, isu-isu berkaitan dengan budaya dan teknologi).

* Knowledge-managed (kerangka kerja yang terintegrasi, merealisasikan manfaat, isu-isu pada tahap sebelumnya teratasi).

* Knowledge-centric (manajemen pengetahuan merupakan bagian dari misi, nilai pengetahuan diakui dalam kapitalisasi pasar, manajemen pengetahuan terintegrasi dalam budaya)

Bagi organisasi yang ingin menerapkan manajemen pengetahuan dalam organisasinya perlu menyadari pertama, bahwa pengetahuan ada pada orang dan bukan pada sistem, meskipun sistem punya data dan informasi yang dapat membantu proses pengetahuan. Kedua, penciptaan pengetahuan merupakan proses sosial, tercipta melalui interaksi antara individu-individu dalam kehidupan sehari-hari mereka.

Techniques Covered

1. On-site Observation (Action Protocol)

2. Brainstorming (Conventional & Electronic)

3. Consensus Decision Making

4. Nominal Group Technique

5. Repertory Grid

6. Delphi Method

7. Concept Mapping

8. Blackboarding

1. On-site Observation (Action Protocol)

* Process of observing, interpreting, and recording problem-solving behavior while it takes place

* More listening than talking

* Some experts do not like to be observed

* Fear of ‘giving away’ expertise is a concern

* Process can be distracting to others in the setting

2. Brainstorming (Conventional & Electronic)

* Unstructured approach to generating ideas about a problem

* All possible solutions considered equally

* Emphasis is on the frequency of responses during the session

* Idea generation, followed by idea evaluation

o Role of Knowledge Developer in Brainstorming Session

* Introduce brainstorming session

* Give experts a problem to consider

* Prompt experts to generate ideas

* Watch for signs of convergence

* Call for a vote or a consensus to reach agreement

o Electronic Brainstorming

+ Computer-aided approach to dealing with multiple experts

+ Begin with a pre-session plan that identifies objectives and structures the agenda

+ Allow two or more experts provide opinions through PCs asynchronously

+ Protect shy experts and prevents tagging comments to individuals

# Protocol Analysis

* Think-aloud method

* Expert keeps talking, speaking out loud while solving a problem

* Effective source of information on cognitive processes

* Makes expert cognizant of the processes being described

* Similarity / Difference to On-site Observation

3. Consensus Decision Making

* Clear agreement regarding the best solution to a problem

* As a tool, it follows brainstorming

* Procedure ensures fairness and standardization in the way experts arrive at a consensus

* Can be tedious and take hours

* The rigidity of the consensus method can be a problem for many experts

4. Nominal Group Technique (NGT)

* Provides an interface between consensus and brainstorming

* Panel of experts becomes a “nominal” group whose meetings are structured in order to effectively pool individual judgment

* An ideawriting or idea generation technique

NGT Procedure

Each expert is asked to list pros and cons of the problem or alternate solutions

A list of all pros and cons are compiled

Each expert is given the list and asked to rank them on basis of their priorities

Knowledge developer lead a discussion on the relative ranks in hope of getting possible solutions

A group discussion is followed to choose the “best” solution from the alternatives

NGT (Advantages)

Effective in multiple expert knowledge capture, especially when minimizing differences in status among experts

In NGT, each expert has an equal chance to express ideas in parallel with other experts in the group

With discussion proceeds in sequential order, NGT can be a more efficient and productive approach than brainstorming

NGT (Drawbacks)

Technique can be time consuming

Has been known to promote impatience among experts who must listen to discussions with other experts

With experts sharing expertise, things can jell in adopting the best solution

NGT is ideal in situations of uncertainty regarding the nature of the problem

5.The Repertory Grid

Domain expert viewed as a scientist who categorizes a problem domain using his or her own model

Grid used to capture and evaluate the expert’s model

Experts see problems based on reasoning that has stood test of time

A representation of the experts’ way of looking at a particular problem

A grid is a scale or a bipolar construct on which elements are placed within gradations

The Repertory Grid (Pros and Cons)

Benefit: May prompt the expert to think more seriously about the problem and how to solve it.

Drawback: Difficult to manage when large grids are accompanied by complex details

Because of complexity and manageability, the tool is normally used in the early stages of knowledge capture

6. Delphi Method

A survey of experts

A series of questionnaires used to pool experts’ responses in order to solve a difficult problem

Each expert’s contributions shared with rest of experts by using results of one questionnaire to construct the next questionnaire

Delphi Method (Pros and Cons)

Pros

Anonymous response

Controlled feedback

Statistical group response

Cons

7. Concept Mapping

A network of concepts, consisting of nodes and links

A node represents a concept and a link represents the relationship between concepts. (See next slide)

An effective way for a group to function without losing their individuality

8. Blackboarding

Assumes all participants are experts with unique experience

Each expert has equal chance to contribute to the solution via the blackboard

Process continues until the problem has been solved

Diverse approaches to problem solving

Manajemen Pengetahuan atau Knowledge Management (KM) dimaksudkan untuk mewakili pendekatan terencana dan sistematis untuk menjamin penggunaan penuh dasar pengetahuan organisasi, ditambah keahlian, kompetensi, pemikiran, inovasi, dan ide individual potensial untuk menciptakan organisasi yang lebih efisien dan efektif

KM merupakan bidang ilmu multidisiplin yang mencakup banyak hal

Dari perspektif proses/teknologi:

KM adalah sebuah konsep dimana informasi diubah menjadi pengetahuan dan tersedia dalam bentuk yang dapat digunakan bagi orang yang membutuhkan

KM System adalah penyimpanan virtual terhadap informasi relevan yang kritis untuk tugas-tugas harian pada organisasi

KM adalah pendekatan sistematis untuk mengelola penggunaan informasi untuk meyediakan aliran pengetahuan yang memungkinkan pengambilan keputusan yang efisien dan efektif

*** MP adalah sebuah disiplin manajemen yg memperilakukan modal intelektual sebagai sebuah aset yg dpt dikelola.

-mp adl peningkatan informasi dan pengetahuan organisasi secara sisttemmatis u/ meningkatkan efektivitas perusahaan.dgn didukung o/ sdm yg berkualitas(knowlage,idea,experiente,skill)seta teknologi yg tepat guna ditambah dgn budaya(kulture) yg baik,maka peningkatan produktivitas dan kemampuan(kompeten) akan tercapai sehingga tercipta perusahaan yg baik yg dpt memenangkan persaingan bisnis.

*** Berdasarkan pengalaman dan riset,ada tiga(3) faktor kritikal yang harus diperhitungan dalam implementasi KM: faktor manusia,faktor proses, dan faktor teknologi. Untuk faktor manusia dan proses,yang harus dilakukan adalah memperkenalkan communities of practice, dimana komunitas pengguna pengetahuan mulai terbentuk sehingga terjadi sosialisasi dari pengetahuan itu sendiri. Sendiri.Selanjutnya,bisa dibentuk sebuah tim inti KM yang mempunyai tugas utama untuk menangkap dan menangkap dan melakukan kondifikasi dari berbagai pengalaman dan pelajaran. Untuk faktor teknologi, yang harus dilakukan adalah menyiapkan,mendisain,dan mengembangkan reposintori pengetahuan melalui enterprise portal.Cara ini akan mendorong kebiasaan untuk saling berbagi pengetahuan dan mencagah reinventing the whell syndrome. Selanjutnya untuk mempercepat proses knowledge sharing, dilakukan implementasi search engine melalui tools seperti Lotus Notes atau Microsoft Exchange dan menciptakan knowledge map ntuk semua kehalian yang bersifat kritikal. Cara-cara tersebut bisa diterapkan untuk berbagai perusahaan dan tidak bergantungan pada satu jenis industri saja. Pada dasarnya, implementasi KM harus selaras dengan tujuan bisnis agar mampu memberikan business benefit sebanyak mungkin.

*** Knowledge Management (KM) adalah sebuah konsep yang relatif baru yang bergerak di atas infrastruktur teknologi informasi (Internet & Intranet) yang ada. Sangat berbeda dengan dengan konsep e-commerce yang hari-hari ini sedang booming dan banyak di minati oleh orang banyak. E-commerce seperti kita rasanya sebetulnya hanyalah membuat effisien proses perdagangan yang sudah ada supaya lebih cepat dan dapat di akses dengan mudah dari segala penjuru dunia.

*** Berbeda dengan konsep-konsep effisiensi prosedur, knowledge management di fokuskan untuk menjadi seseorang / sebuah institusi agar menang dalam kompetisinya karena memiliki pengetahuan yang lebih baik daripada kompetitor-nya. Isu utama di knowledge management adalah competitiveness. Competitiveness tersebut di peroleh dengan cara mengelola pengetahuan yang kita miliki dengan baik dan effisien.

*** Dalam konsep baru - knowledge management – sebuah institusi secara sadar dan komprehensive akan mengumpulkan, mengorganize, men-share, dan menganalisa pengetahuan yang mereka miliki untuk tujuan-tujuan di masa mendatang.

*** Knowledge management sendiri merupakan sebuah proses yang kompleks, oleh karena itu tidak mungkin dapat ditangani oleh sebuah vendor saja. Untuk dapat sukses mengimplementasikan knowledge management harus secara cantik menggabungkan berbagai solusi yang ada menjadi satu kesatuan yang komprehensive.

Dengan pemahaman pengetahuan seperti itu, maka manajemen pengetahuan dapat didefinisikan sebagai berikut : “proses menterjemahkan pelajaran yang dipelajari, yang ada dalam diri/pikiran seseorang menjadi informasi yang dapat digunakan setiap orang”. Dalam konteks ini profesional SDM memandang manajemen pengetahuan sebagai menjamin penngetahuan yang diperoleh dikembangkan bersama dengan orang lain dalam organisasi. Dengan demikian, pengetahuan yang dimiliki organisasi secara penuh tersedia melalui penyediaan lingkungan yang tepat, budaya, struktur dan proses guna memotivasi dan mendorong sharing pengetahuan pada setiap tingkat dalam organisasi. Jadi thema utama dari manajemen pengetahuan adalah sebagai berikut :

• Pembelajaran

• Pengembangan/sharing

• Penempatan orang di tempat yang tepat dan waktu yang tepat

• Pembuatan keputusan yang efektif

• Kreativitas

• Membuat pekerjaan jadi lebih mudah

• Mendorong tumbuhnya bisnis baru dan nilai bisnis

Adapun tahapan perkembangan manajemen pengetahuan dalam organisasi adalah sebagai berikut :

• Knowledge-chaotic (tak sadar konsep, tak ada proses informasi, dan tak ada sharing informasi).

• Knowledge-aware (sadar akan kebutuhan manajemen pengetahuan, adabeberapa proses manajemen pengetahuan, ada teknologi, ada isu tentang sharing informasi).

• Knowledge-enabled (memanfaatkan manajemen pengetahuan, mengadopsi standar, isu-isu berkaitan dengan budaya dan teknologi).

• Knowledge-managed (kerangka kerja yang terintegrasi, merealisasikan manfaat, isu-isu pada tahap sebelumnya teratasi).

• Knowledge-centric (manajemen pengetahuan merupakan bagian dari misi, nilai pengetahuan diakui dalam kapitalisasi pasar, manajemen pengetahuan terintegrasi dalam budaya)

Bagi organisasi yang ingin menerapkan manajemen pengetahuan dalam organisasinya perlu menyadari pertama, bahwa pengetahuan ada pada orang dan bukan pada sistem, meskipun sistem punya data dan informasi yang dapat membantu proses pengetahuan. Kedua, penciptaan pengetahuan merupakan proses sosial, tercipta melalui interaksi antara individu-individu dalam kehidupan sehari-hari mereka.

8 Capture Knowledge Managemen

Techniques Covered

1. On-site Observation (Action Protocol)

2. Brainstorming (Conventional & Electronic)

3. Consensus Decision Making

4. Nominal Group Technique

5. Repertory Grid

6. Delphi Method

7. Concept Mapping

8. Blackboarding

1. On-site Observation (Action Protocol)

• Process of observing, interpreting, and recording problem-solving behavior while it takes place

• More listening than talking

• Some experts do not like to be observed

• Fear of ‘giving away’ expertise is a concern

• Process can be distracting to others in the setting

2. Brainstorming (Conventional & Electronic)

• Unstructured approach to generating ideas about a problem

• All possible solutions considered equally

• Emphasis is on the frequency of responses during the session

• Idea generation, followed by idea evaluation

• Role of Knowledge Developer in Brainstorming Session

• Introduce brainstorming session

• Give experts a problem to consider

• Prompt experts to generate ideas

• Watch for signs of convergence

• Call for a vote or a consensus to reach agreement

• Electronic Brainstorming

  • Computer-aided approach to dealing with multiple experts

  • Begin with a pre-session plan that identifies objectives and structures the agenda

  • Allow two or more experts provide opinions through PCs asynchronously

  • Protect shy experts and prevents tagging comments to individuals

    • Protocol Analysis

• Think-aloud method

• Expert keeps talking, speaking out loud while solving a problem

• Effective source of information on cognitive processes

• Makes expert cognizant of the processes being described

• Similarity / Difference to On-site Observation

3. Consensus Decision Making

• Clear agreement regarding the best solution to a problem

• As a tool, it follows brainstorming

• Procedure ensures fairness and standardization in the way experts arrive at a consensus

• Can be tedious and take hours

• The rigidity of the consensus method can be a problem for many experts

4. Nominal Group Technique (NGT)

• Provides an interface between consensus and brainstorming

• Panel of experts becomes a “nominal” group whose meetings are structured in order to effectively pool individual judgment

• An ideawriting or idea generation technique

NGT Procedure

Each expert is asked to list pros and cons of the problem or alternate solutions

A list of all pros and cons are compiled

Each expert is given the list and asked to rank them on basis of their priorities

Knowledge developer lead a discussion on the relative ranks in hope of getting possible solutions

A group discussion is followed to choose the “best” solution from the alternatives

NGT (Advantages)

Effective in multiple expert knowledge capture, especially when minimizing differences in status among experts

In NGT, each expert has an equal chance to express ideas in parallel with other experts in the group

With discussion proceeds in sequential order, NGT can be a more efficient and productive approach than brainstorming

NGT (Drawbacks)

Technique can be time consuming

Has been known to promote impatience among experts who must listen to discussions with other experts

With experts sharing expertise, things can jell in adopting the best solution

NGT is ideal in situations of uncertainty regarding the nature of the problem

5.The Repertory Grid

Domain expert viewed as a scientist who categorizes a problem domain using his or her own model

Grid used to capture and evaluate the expert’s model

Experts see problems based on reasoning that has stood test of time

A representation of the experts’ way of looking at a particular problem

A grid is a scale or a bipolar construct on which elements are placed within gradations

The Repertory Grid (Pros and Cons)

Benefit: May prompt the expert to think more seriously about the problem and how to solve it.

Drawback: Difficult to manage when large grids are accompanied by complex details

Because of complexity and manageability, the tool is normally used in the early stages of knowledge capture

6. Delphi Method

A survey of experts

A series of questionnaires used to pool experts’ responses in order to solve a difficult problem

Each expert’s contributions shared with rest of experts by using results of one questionnaire to construct the next questionnaire

Delphi Method (Pros and Cons)

Pros

Anonymous response

Controlled feedback

Statistical group response

Cons

Experts often lack necessary knowledge on which to base final judgment

Poorly designed questionnaire could cause all kinds of problems

7. Concept Mapping

A network of concepts, consisting of nodes and links

A node represents a concept and a link represents the relationship between concepts. (See next slide)

An effective way for a group to function without losing their individuality

8. Blackboarding

Assumes all participants are experts with unique experience

Each expert has equal chance to contribute to the solution via the blackboard

Process continues until the problem has been solved

Diverse approaches to problem solving